Contexte

Le CFA académique de Paris propose des formations diplômantes en apprentissage dans les secteurs industriel, tertiaire, sanitaire et social, et hôtellerie restauration. Celles-ci sont dispensées dans des UFA qui sont les établissements d'enseignement professionnel et technologique de l'Académie de Paris.

Dans le cadre des orientations définies par le plan de développement du Groupement d’Intérêt Public (GIP) Paris Formations & Compétences, le responsable opérationnel a pour mission d’organiser la mise en œuvre des actions de formation par apprentissage programmées dans l’UFA de référence en garantissant le respect des procédures administratives et pédagogiques.

Sa mission s’effectue sous l’autorité hiérarchique du Directeur du GIP Paris Formations & Compétences et de la direction de l’UFA, et sous l’autorité fonctionnelle du responsable du CFA académique de Paris.

Missions

            1 . Pilotage de l’UFA en relation avec les autorités hiérarchiques et fonctionnelles

• Participe à l’élaboration du plan de développement de l’UFA
• Élabore le plan de communication de l’UFA dans le sens des objectifs stratégiques
• Participe au conseil de perfectionnement du CFA académique et aux revues de direction

            2. Gestion du personnel administratif et pédagogique de l’UFA

• Définit les postes de travail et les missions en concertation avec la Direction
• Transmet au service DAAF les dossiers administratifs des enseignants vacataires
• Organise l’activité des personnels administratifs et pédagogiques du site
• Applique les procédures RH de Paris Formations & Compétences
• Conduit les entretiens professionnels annuels

            3 . Recrutement des apprentis et contractualisation

• Organise le recrutement des apprentis en collaboration avec les coordinateurs pédagogiques à l’aide de tous les outils à disposition du CFA académique : Parcousup, Affelnet, YPAREO, site web, etc.
• Accompagne les entreprises sur le volet administratif des contrats d’apprentissage en lien avec le pôle contrats du CFA académique
• Rend compte au pôle contrats des ruptures

            4 . Gestion des formations

Volet organisation

• Fait appliquer le règlement intérieur sur le site
• Définit les calendriers d’alternance et valide les emplois du temps en lien avec les coordonnateurs pédagogiques
• Définit l’affectation des salles en recourant aux disponibilités d’autres sites si besoin
• Accueille les nouveaux groupes en formation

Volet gestion administrative et financière

• Supervise le travail de collecte des présences/absences des apprentis réalisé par les coordonnateurs administratifs et pédagogiques et veille à sa saisie sur YPAREO
• S’assure des remontées d’informations nécessaires au suivi administratif et financier en collaboration avec le service DAAF de Paris Formations & Compétences

Volet pédagogique

• Prépare, organise et préside les conseils pédagogiques
• Saisit la Direction en cas de problème pouvant affecter la qualité de la formation
• Est à l’écoute et synthétise l’ensemble des données, formelles et informelles, collectées par tous les acteurs du site concernant le comportement et la motivation des apprentis. Il met en application toute mesure propre à remotiver et à dynamiser les apprentis en difficulté
• Organise et planifie les contrôles et examens conformément au cahier des charges de la formation
• Participe à la présentation des candidats aux examens de l’Éducation nationale

            5 . Développement commercial

• Prospecte à l’aide de tous les canaux des entreprises avec potentiel de recrutement d’apprentis
• Fidélise les entreprises partenaires
• Alimente le fichier entreprises
• Développe le réseau des anciens apprentis

            6 . Gestion matérielle du site

• Organise la maintenance du site en lien avec la Direction
• Identifie les besoins en équipements et matériel

            7 . Qualité et RGPD

• Fait respecter le référentiel qualité EDUFORM et les procédures mises en place par le pôle qualité de Paris Formations & Compétences
• Suit et diffuse les indicateurs qualité du CFA académique
• Participe aux processus et aux audits qualité
• Vérifie l’exécution du RGPD

Compétences principales

Savoirs-être :

• Autonomie
• Loyauté
• Fiabilité
• Réactivité
• Rigueur
• Adaptabilité
• Sens du service au public
• Prise d’initiatives

Savoirs :

• Règlementation de l’apprentissage
• Connaissance du logiciel YPAREO

Savoir-faire :

• Aptitude au management
• Maitrise des logiciels de bureautique

Position dans la hiérarchie

• Sous l’autorité hiérarchique du Directeur du GIP Paris Formations et Compétences et du directeur de l’UFA
• Sous l’autorité fonctionnelle du responsable du CFA académique

Poste à pourvoir le 02/01/2025

• CDD 1 an

• Fourchette rémunération : de 28 354 € à 32 667 €/ an en fonction de l’expérience sur un poste similaire